家電修理、住宅設備修理、厨房機器修理——中小修理業の現場では、LINEで受けた問い合わせを電話で再ヒアリング、紙の作業票に転記、現場でスマホ撮影、戻ってExcel入力、請求書は別ソフトという多重作業が常態化し、1案件で同じ情報を5回入力するケースもあります。この記事では案件管理を「LINEから完了報告・請求まで一気通貫」で設計する考え方と、中小修理業に現実的な投資範囲を整理します。
この記事の結論（3行）
- 修理業の業務ロスは「同じ情報の5回入力」。LINE受付・現場入力・請求を1本でつなぐと月20〜40時間の事務工数が浮く
- パッケージ製品は建設業・サービス業向けが中心で、修理業の「1日10件回る」業態に合わないことが多い
- 自社開発は400〜800万円の範囲で、最小機能から始めれば中小修理業でも十分回収できる
修理業の案件管理が抱える「5回入力」問題
中小修理業の現場では、1案件に同じ情報が何度も入力されています。
- LINEで問い合わせ受付（顧客名・症状・住所）
- 電話で詳細ヒアリングして紙の作業票に転記
- 現場で症状確認・写真撮影・口頭メモ
- 帰社後にExcel案件管理シートへ入力
- 請求書発行ソフトに顧客情報と金額を入力
工程ごとに担当者が違うことも多く、引き継ぎ・転記ミスが発生します。1案件あたり事務工数30〜45分、月100件で50〜75時間が「同じ情報の入れ直し」に消えています。
LINE問い合わせと受付台帳の分断
修理業への問い合わせはLINE公式アカウント中心になっています。電話より気軽で写真も添付できるからです。一方で受付側はLINE内容を別の台帳（紙やExcel）に書き写す前提のままで、デジタルでつながっていません。LINE履歴を見返さないと過去のやり取りが追えない、担当者しかLINEに気付けない運用は典型的な分断状態です。
現場写真とメモが事務所へ届かない
修理現場では症状確認・作業前後・部品交換で写真を多数撮影します。これらは担当者のスマホに溜まり、事務所システムへは届きません。請求時に「あの部品は何だったか」を電話で確認する、写真を見せてもらうため事務所に呼び戻すロスが日常化します。
請求書発行が案件管理から切り離されている
請求書発行ソフトは案件管理とは別物として運用されているケースが多く、月末請求業務で再入力が発生します。顧客名、案件内容、作業日、金額、部品代を手で打ち直す手間に加え、案件管理側との差異が後日のクレームにつながります。
なぜパッケージ案件管理システムでは足りないのか
修理業向けに使えそうな案件管理パッケージはいくつか存在しますが、現場の業態に合わないケースが多くあります。中小修理業の経営者が一度は導入を試して挫折する典型的な理由を整理します。
「1日10件回る」業態に合わないUI
多くの案件管理パッケージは建設業・工事業のように「1案件が数週間〜数か月続く」業態を想定しています。1案件にじっくり情報を入れる前提のUIなので、修理業の「1日10件、1件30分」というスピード感に合いません。1件入力に5分かかれば1日50分のロスです。「ワンタップで状態更新」できる軽量UIは汎用パッケージでは実現が難しいのです。
LINE連携が標準でない
LINE公式アカウント連携は汎用パッケージでは外部API連携の追加開発になるケースが大半です。月額数万円のパッケージに連携開発50〜100万円が乗るとコストパフォーマンスが崩れます。
現場担当者ごとのカスタマイズが効かない
ベテランと新人では現場で必要な情報量が違います。新人にはチェックリストが必要、ベテランには邪魔。汎用パッケージではこうしたカスタマイズが難しく、結局「全員が同じ画面」を使うことになります。
経営者目線で考える「修理業の案件管理システムへの投資」
経営判断の話です。修理業の案件管理システムへの投資は「事務工数の削減」だけで考えると回収が見えにくくなります。月50時間の削減でも人件費換算で月10〜15万円程度。400〜800万円の自社開発投資を回収するのに3〜5年かかる計算で、判断が難しくなります。
経営者が見るべき効果は3つです。第一に案件単価の見直し余地。情報が一気通貫で残ると、過去案件の単価・所要時間・部品コストの実績が蓄積され、見積もり精度向上で年間100〜300万円の利益改善が見込めます。第二に対応件数の増加。事務工数が削減されると同じ人員で月10〜20件多く回せます。第三に属人化解消。LINE履歴・現場写真・対応履歴が共有されると、担当者の急な休みや退職への耐性が上がります。
3つを合わせれば自社開発投資400〜800万円は2〜3年で回収可能になります。事務工数削減だけで判断せず、案件単価・件数・属人化の3点で評価するのが修理業の経営者に必要な視点です。投資判断の前に業務改善・システム見積もりAI適正診断で、自社の状況に合わせた効果を整理することをお勧めします。
自社開発を選ぶ場合の最小機能と投資範囲
修理業の案件管理を自社開発する場合の最小機能と投資範囲を整理します。
| 機能領域 | 最小機能 | 想定工数 | |---|---|---| | 受付 | LINE Bot連携、自動案件作成 | 1.0〜1.5人月 | | 現場 | スマホ向け案件画面、写真添付、ワンタップ状態更新 | 1.5〜2.0人月 | | 事務 | 案件一覧、検索、ステータス管理、見積発行 | 1.0〜1.5人月 | | 請求 | 案件→請求書PDF自動生成、入金管理 | 1.0〜1.5人月 | | 顧客 | 顧客マスタ、過去対応履歴の閲覧 | 0.5〜1.0人月 |
合計5〜7.5人月、人月単価80〜100万円なら400〜750万円のレンジが現実的です。インフラ構築・テスト・初期データ移行で0.5〜1.0人月加わります。
受付機能を最小から始める
LINE Bot連携は最初の山場で、ここを丁寧に作ると業務全体が変わります。問い合わせを自動で案件登録し、顧客名・症状・写真を初期データとして取り込めば再入力ゼロで現場対応へ進めます。
現場機能はスマホ最適化が肝
現場担当者が片手で操作できるスマホUIが必要です。ボタン大きく、フォーム最小限、状態更新はワンタップ。発注前に「現場担当者3名でプロトタイプ試用」を見積もりに含めてください。
請求機能は会計ソフト連携を初期から想定する
請求書発行を案件管理側で完結させるか、会計ソフト（freee、マネーフォワード等）に連携するかを最初に決めてください。連携を入れる場合はAPIキー取得・項目マッピング・テストで0.5人月の追加です。
ぷらすわんの実例：kenzokunから学ぶ現場案件管理
ぷらすわんが開発した「kenzokun」は建設業マッチングプラットフォームで、市場相場2,500〜4,000万円のところを2,000万円規模で実現したプロジェクトです。57機能、30.8人月で「現場で使われる案件管理」を作り込みました。
修理業に応用できるのは、現場担当者が使う画面と事務担当者が使う画面を別物として設計した点です。現場画面はワンタップ状態更新と写真添付に特化、事務画面は一覧・検索・集計に特化しました。同じ案件データを共有しつつ画面UIは業務役割ごとに分けることで、両方の業務効率が上がります。
修理業でこの設計を採用すると、現場担当者の入力時間は1件30秒、事務担当者の確認時間は1件1分まで圧縮できます。発注時に「現場画面と事務画面を別UIで設計」と要件に明示してください。手元の業務に合わせた設計を診断する場合は案件1件あたりの所要時間を持参すると話が早く進みます。
まとめ
中小修理業の案件管理は「同じ情報の5回入力」問題を抱え、月50〜75時間が転記作業に消えています。LINE受付・現場入力・請求発行を一気通貫で結ぶシステムを自社開発すれば、400〜800万円の投資範囲で2〜3年での回収が見込めます。
経営者の判断軸は事務工数削減だけでなく、案件単価の見直し・対応件数の増加・属人化解消の3点。汎用パッケージで足りない部分が明確なら自社開発の検討余地は十分あります。投資範囲を項目別に整理してから判断する流れがお勧めです。